Expandera utan växtvärk
Dokumenthantering
av företagsdokument
Behovet av en gemensam plats att lagra dokument har varit tillgänglig i många år via molnlagringstjänster eller OneDrive t.ex. Utmaningen med en sådan struktur är att det alltid är upp till varje användare att strukturera innehållet, vilket kan göra det svårt och tidskrävande att söka och hitta dokument. Det kan också vara svårt att komma överens om en gemensam struktur som fungerar för alla och som kan behöva förändras över tiden.
Men vi har den ultimata lösning på detta problem som kommer glädja alla på företaget!
BIP 365 är ett system för dokumenthantering där ni kan skapa, ladda upp, söka, lagra och arkivera alla typer av dokument, videos, presentationer m.m.
En dynamisk lösning
Allt dagligt arbete samlat i en plattform.
Företagsdokument
Lösningen består av några huvudsakliga delar:
En fördefinierad struktur och klassificering av de vanligaste dokumenten inom ett företaget som ni kan bygga vidare på eller förändra över tid.
Med vår vägvisare kan ni bygga flexibla strukturer för både formella och informella dokument och sätta upp unika strukturer för olika målgrupper inom olika avdelningar eller kontor.
Ni kan definiera regler för affärsprocesser och få alla på företaget att följa dem, vilket tillåter både formella och informella dokument att samexistera.
Dokumentmallar hjälper er att upprätthålla rätt information, logga och branding på alla era dokument.
Relevant information kan fyllas i automatiskt när ett dokument skapas så att användare endast behöver ange minimalt med information själv, vilket snabbar på skapandet av dokument!
BIP fyller automatiskt i information för egenskaper i dokumentet med hjälp av BIP’s Power Document Wizard.
Alla typer av egenskaper kan fyllas i och upprätthållas i Word dokument med hjälp av platshållare.
Användaren kan själv välja dokumentets Livscykel och förändra den över tid från t.ex. ett vanligt samarbete till ett formellt godkännande som kräver en elektronisk signatur.
Dokument kan skapas i parti och sammanfogas i samma process (livscykel set)
Det gör det enkelt att arbeta med dokument i grupp
Det gör det enkelt att dela och godkänna partier av dokument samtidigt
Ni kan använda elektroniska signaturer och godkännandekedjor för att godkänna dokument
Internt
Externt med partners, konsulter, kunder och även konsumenter!
Klassificera och skydda era dokument genom att kryptera dem på filnivå!
Kontrollerad delning av stora partier dokument med externa partners, konsulter och kunder!
Alla förändringar av dokument och livscykler sparas i separata granskningsloggar.
BIP 365 skapar virtuella strukturer och tillåter miljontals dokument att struktureras på det sätt varje målgrupp önskar. Det betyder att bibliotek, mappar och trädstrukturer kan förändras över tid utan att flytta ett ända dokument!
Fortsätt arbetet vart du än befinner dig.
Virtuella strukturer
Vi tror på att centralisera och säkra upp dokument genom att separera lagringen av dokument från hur ni visualiserar och navigerar dem. Just därför kan ni bygga skräddarsydda strukturer som ni kan integrera med Microsoft Teams för att ersätta standard dokument bibliotek på varje Team sajt!
Med hjälp av BIP’s Intranät kan ni utöka upplevelsen för användarna och på ett enkelt sätt guida dem i vart de kan hitta sina dokument. De virtuella dokument strukturerna och alla underliggande grupper av dokument kan enkelt länkas in i Intranätet!