Förenklad Dokumenthantering
inom den Privata sektorn
Finner du det svårt att organisera era digitala dokument i en hållbar struktur?
Skickar du fortfarande dokument, kontrakt och filer bifogat i mail till kollegor, externa kontakter och konsumenter?
Då har vi en lösning för dig!
BIP 365 är ett dokumenthanteringssystem med som samarbetar med dina existerande Microsoft Office 365 program och konto. BIP 365 kan automatisera tidigare tidskrävande arbetsuppgifter, samt växa och förändras tillsammans med ditt företag.
Kontraktshantering
Att skapa ett nytt kontrakt i BIP 365 tar bara några sekunder!
Statisk information så som dagens datum, författare, kundinformation m.m. kan automatiskt fyllas i under skapande-processen baserat på dokumentets klass och som sedan sparas i ett bibliotek med relevant behörighet.
BIP 365 kan hjälpa dig att upprätthålla GDPR krav genom att skydda känslig information i kontraktet både inom och utanför organisationen med den säkerhetsnivå du själv väljer. Det är lätt att ställa in och kan när som helst ändras.
Du kan dela dokument/filer med vem som helst, internt eller externt, så länge du har behörighet. Du behöver inte bjuda in mottagaren till ditt existerande intranät och dom behöver ingen egen Office 365 licens för att ta del av, och elektroniskt signera dokument direkt i deras webbläsare!
Projekthantering
Du kan skapa eller ladda upp en rad olika filtyper för att kunna samla information om ett projekt på ett och samma ställe. Dokument/filer som hör till samma projekt kan samlas i ett Livscykel Set för att kunna granskas och godkännas samtidigt.
‘Medförfattar‘-funktionen möjliggör att flera persnoer kan arbeta inom samma dokument samtidigt, oavsett var de befinner sig så länge de är inloggade i BIP 365.
I projektets Livscykel Set kan alla involverade se i vilket steg av Livscykeln alla dokument/filer befinner sig i och vilka åtgärder som är tillgängliga.
När projektet är godkänt, kan du start en utbildning på dessa dokument som kan skickas ut till en grupp av användare som bör läsa dem. Du kan följa utbildningens deltagare och hur det går för dem direkt i BIP365, och när alla deltagare har läst och signerat får du ett mail om att utbildningen är klar.
Kundrelationshantering (CRM)
Säljavdelningar har ofta en stor mängd data om kunder som behöver processas och utvärderas för att kunna mäta framgången. Denna data kan till exempel presenteras i en Microsoft Power BI rapport som kan visas direkt i BIP 365, vilket ger alla behöriga en insyn i hur försäljningen går.
Genom att synliggöra aktuella resultat kan du väcka intresset för förändring från andra avdelningar som också är en del av säljprocessen.
Alla potentiella förbättringar i en affärsprocess kan verkställas omedelbart i BIP 365, och i och med förändringen kommer alla användare även praktisera den nya processen utan eventuella misstag eller missar då BIP 365 administrerar det nya arbetsflödet.
Det är sådana nära samarbeten och snabba förändringar som kan ge ett mervärde både internt inom företaget genom förbättrade resultat, men även externt gentemot kunderna genom ökad kvalité och snabbare leveranser.
Ledningssystem (BPM)
Att överföra redan etablerade affärsprocesser till BIP 365 är väldigt enkelt. Men fördelen med BIP 365 är att ni även får en mer detaljerad vy på hur dessa affärsprocesser fungerar under nya förhållanden, vilket synliggör både det positiva, men kanske även negativa aspekter av nuvarande affärsprocesser.
Att förändra/förbättra en affärsprocess utanför BIP 365 kan ta mycket tid från både ledningen och personalen som ska ställa om sina arbetssätt. Men i BIP 365 slår förändringar igenom direkt, vilket också resulterar i omedelbara resultat från personalen.
Användare får även visuella representationer av dessa affärssprocesser i BIP 365 när de utför en arbetsuppgift. Vilket gör att alla får en bättre inblick i företaget och kan vara med och bidra till förbättringar genom feedback.
Dela dokument/filer
Istället för att skicka dokument/filer individuellt till personer som bör ta del av dem så har BIP 365 något som kallas för ‘Utbildningar’. Med hjälp av en Utbildning kan du skicka så många dokument/filer du vill, samtidigt, till en grupp av människor som deltar i utbildningen.
Kanske finns det ett antal nyanställda som behöver gå igenom företagets policys och rutiner? Eller finns det en arbetsinstruktion som uppdaterats för lagerarbetarna som de behöver gå igenom?
Inga problem! Med BIP 365 skapar du en så kallad Utbildningsgrupp, döper gruppen till vad du vill, t.ex. Lagerarbetare, och sen addera så många användare som du vill. Gruppen används sedan som mottagare för en Utbildning som du skapat utifrån ett Livscykel Set, innehållande X antal dokument/filer, gruppen bör ta del av. Mottagarna får då ett mail med en länk till denna Utbildning med tillhörande dokument som de måste läsa och sedan digitalt signera för innan de har “klarat“ utbildningen.
Varje Utbildning har en Utbildningsledare som kan se hur många deltagare som läst och signerat, samt lägg till/ta bort deltagare om nödvändigt. När tidsintervallet för Utbildningen närmare sig sitt slut, skickas påminnelser ut via email till deltagare som ännu inte har signerat.
Alla typer av användare i BIP 365 kan delta i en Utbildningen men en Utbildningsledare kan bara väljas utifrån en specifik grupp av Utbildningsledare (detta konfigureras själv av företaget). BIP 365 ser också till att endast behöriga deltagare ser/kan ta del av dokumenten. Resterande dokument döljs från deras vy.
En plattform för alla på ditt företag
Samtidigt som en dokumenthanteringsplattform ska underlätta företagsinterna affärsprocesser, garantera säker hantering och delning av information samt kunna expandera och anpassas efter behov, så behöver det även vara användarvänligt. Ett genomtänkt system sparar företag både tid och pengar när det kommer till utbildningar och IT-support.
Därför innehåller BIP 365 funktioner så som:
Snabblänkar till virtuella bibliotek bestående av en samling dokument som användare behöver snabb åtkomst till. Du skapar dessa länkar snabbt och enkelt själv i BIP365!
Innehållssidor som kan anpassas beroende på behovet av extra information och kopplas till snabblänkarna t.ex. (se ovan).
En och samma upplevelse oberoende av enhet (desktop, tablet eller mobil) som användare nyttjar.
… och mycket mer!