Det enkla sättet att garantera efterlevnad av
Styrande dokument
Policyer, instruktioner
och rutiner
BIP 365 Styrande dokument tar hand om era rutiner, arbetsinstruktioner, policyer och distribuerar dem i er organisation till utvalda målgrupper och för utbildning.
Visualisera processer på Intranätssidor avsedda för specifika användargrupper.
Plattforms egenskaper
Användare kan enkelt skapa dokument genom BIP 365, som stödjer:
Livscykler
Dokument typer
Styrande dokument mallar och bilagor
Egenskaps set för dokument
Automatisk numrering och namngivning av dokument
Kryptering på dokumentnivå
Elektroniska signaturer för interna och externa samarbeten
Detaljerade granskningsloggar för dokument och processer
Dokument kan förenas i samma process när de skapas/laddas upp och följa samma Livscykel tillsammans. Processen kan döpas om, taggas och det går att lägga till en beskrivning av processen och dess innehåll. Fristående dokument kan adderas till processen när som helst. Denna process är vad vi kallar ett Livscykel set i BIP 365.
Dokument typer och klassificering är inkluderat i plattformen och gör det enkelt att skapa eller ladda upp stora partier av dokument samtidigt. Set av dokument egenskaper kan tilldelas när dokument(en) skapas. Dessa kan även fyllas i automatiskt inuti Word dokument med hjälp av platshållare!
Ni kan samarbeta både med interna och externa kontakter. Det möjliggör er att dela 10 eller hundratals dokument på ett kontrollerat sätt med externa konsulter eller projektledare utan adderade licenskostnader!
Förankra affärsprocesser genom arbetsflöden i BIP 365
Smarta funktioner
När alla dokument, instruktion videos och övrigt material i en Livscykel är godkänt kan ni definiera distributions reglerna för Livscykeln och automatiskt skicka ut det som en utbildning till utvalda grupper av anställda. För att slutföra utbildningen måste de läsa igenom allt och elektroniskt signera sitt deltagande.
Om utskrivna kopior av dokument (så som arbetsinstruktioner, rutiner etc.) måste finnas tillgängligt på olika fysiska platser så stödjer BIP 365 kontrollerade utskriver (controlled printing) vid distribution.
Inga ändringar av eller i dokument är tillåtna efter att det blivit godkänt utan att en fråga om förändring först skickas automatiskt till utvald ägare av Livscykeln, projektet etc.
Individuella filer i ett Livscykel set kan arkiveras separat.
Perodisk granskning av dokument sker automatiskt och ni kan själv välja hur många granskningar som är tillåtna utan att en fråga om förändringar skickas.
BIP 365 kan visualisera dokument i olika strukturer och på vilket språk som helst om beroende på vad som krävs på respektive avdelning eller kontor/land.
Med hjälp av BIP 365 Intranät kan ni skapa och distribuera utbildningar och material på flera olika språk för e-learning inom er organisation!
Skapa länkar via Intranätet till specifika dokument eller hela bibliotek. Länkarna och strukturen kan ändras när som helst eftersom den visuella strukturen är enbart virtuell!