Förenklad Dokumenthantering

inom den Offentliga sektorn

Att dela dokument innehållande känslig information inom den offentliga sektorn kan vara en svår arbetsuppgift att sig an. Ibland begränsas användare från att dela vissa typer av dokument, eller så stängs den externa delning ner helt p.g.a. bristande teknisk kompetens. Men det behöver vara så!

BIP 365 är ett dokumenthanteringssystem som samarbetar med ert existerande Microsoft Office 365 konto men med addera funktionalitet för att ni ska kunna utföra arbetsuppgifter mer effektivt. Som att kunna dela dokument med interna och externa kontakter utan att kompromissa på säkerheten.

En illustration av en byggnad med grå linjer och orange/rosa accentfärger

Vanliga utmaningar

  1. Företag som använder Microsoft Office 365 låser den externa delningen och hindrar användare från att bjuda in kontakter till ert existerande nätverk.

  2. Användare kan inte söka efter dokument i externa dokumenthanteringssystem genom nuvarande Office 365 applikationer.

  3. Anställda är ovetandes om hur organisationens affärsprocesser och arbetsflöden fungerar/ser ut.

  4. Det är tidskrävande att skapa nya dokument p.g.a. den mängden data som manuellt måste måste skrivas in.

  5. Verksamheten har inte kunskap om i vilket land deras data sparas genom molnet då lagringen ofta sköts av ett extern företag.

  6. Kontrakt och andra dokument löper ut utan verksamhetens vetskap.

  7. Dokument skapas utan att följa den förutbestämda namnangivelsen/numreringen p.g.a. otillräckligt med tid och/eller information.

Hur BIP 365 löser dessa utmaningar

  1. BIP 365 tillhandahåller en kontrollerad lösning för tillfällig delning av dokument/filer när de behöver granskas och/eller godkännas. Externa kontakter behöver inte bjudas in till ert existerande nätverk och dom behöver ingen egen Office 365 licens. Dom kan granska och elektroniskt signera dokument direkt i webbläsaren!

  2. BIP 365 samarbetar med era existerande Office 365 konton, vilket gör att alla dokument/filer som skapas i BIP 365 kan även återfinnas i existerande appar, så som Teams, Sharepoint Online etc.

  3. Affärsprocesser kan presenteras visuellt på så kallade “landingssidor” inom BIP 365, eller enkelt delas med berörda avdelningar för att synliggöra nuvarande processer. Det finns även en visuell representation inom BIP 365 Livecykel Set som visar vilka steg ett dokument tar från att det skapas till att det är godkänt/arkiverat, inklusive vilket steg det är i för tillfället samt tillgängliga valmöjligheter.

  4. När ett/flera dokument skapas kan BIP 365 automatiskt fylla i metadata baserat på dess klass, valt lifecykel set, valt attribut set etc. Vilket betyder att det går fort och är busenkelt att skapa nya dokument!

  5. Via BIP 365 har verksamheter full kontroll på sitt eget data och vart det sparas. Det är är möjligt att lagra känsliga uppgifter lokalt medan generisk data kan sparas i önskat datacenter t.ex. inom EU och även Sverige.

  6. BIP 365 skickar automatiskt ut en påminnelse via e-post när ett godkänt dokument närmar sig granskningsdatumet, både innan och på aktuell dag.

  7. BIP 365 kan automatiskt ange ett specifikt namn/nummer på varje nytt dokument som skapas i en specifik klass. Hur namnföljden eller numreringen ska fungera ställer ni själva in enligt verksamhetens bestämmelser.

Fyra personer sitter vid ett bord och ler och skrattar tillsammans. Två av dem håller i en kaffemugg, en arbetar på sin surfplatta och den fjärde har en bärbar dator öppen framför sig.

Öka produktiviteten

BIP 365 innehåller funktionalitet som ökar produktiviteten för alla typer av användare och stärker dem i deras utförande av arbetsuppgifter. Genom att synliggöra nuvarande affärsprocesser ökar kunskapen om verksamheten, vilket även ökar anställdas intresse att förbättra och utveckla verksamheten genom deras yrkesroll.

Exempel på några av dessa funktioner är:

  • Enkel hantering av:

    • Arbetsinstruktioner, rutiner, policyer m.m.

    • Projekt

    • Kontrakt med återkommande granskning

    • Test & validering (Application Lifecycle Management, ALM)

  • Information som automatiskt ändrar behörighetsnivån baserat på ‘känslighetsetiketter‘.

  • Alla åtgärder utförda både av interna och externa kontakter spåras i så kallade Granskningsloggar (Audit logs).

  • Intern hantering av formella dokument går igenom förutbestämda godkännande kedjor.

  • Dokument kan automatiskt namnges/numreras när det skapas.

  • ‘Medförfattare‘ - gör det möjligt för flera användare att jobba i samma dokument, samtidigt.

… och mycket mer!

Ledningssystem (BPM)

Att överföra redan etablerade affärsprocesser till BIP 365 är väldigt enkelt. Men fördelen med BIP 365 är att ni även får en mer detaljerad vy på hur dessa affärsprocesser fungerar under nya förhållanden, vilket synliggör både det positiva, men kanske även negativa aspekter av nuvarande affärsprocesser.

Att förändra/förbättra en affärsprocess utanför BIP 365 kan ta mycket tid från både ledningen och personalen som ska ställa om sina arbetssätt. Men i BIP365 slår förändringar igenom direkt, vilket också resulterar i omedelbara resultat från personalen.

Användare får även visuella representationer av dessa affärssprocesser i BIP365 när de utför en arbetsuppgift. Vilket gör att alla får en bättre inblick i företaget och kan vara med och bidra till förbättringar genom feedback.

Dela dokument/filer

Istället för att skicka dokument/filer individuellt till personer som bör ta del av dem så har BIP 365 något som kallas för ‘Utbildningar’. Med hjälp av en Utbildning kan du skicka så många dokument/filer du vill, samtidigt, till en grupp av människor som deltar i utbildningen.

Kanske finns det ett antal nyanställda som behöver gå igenom företagets policys och rutiner? Eller finns det en arbetsinstruktion som uppdaterats för lagerarbetarna som de behöver gå igenom?

Inga problem! Med BIP 365 skapar du en så kallad Utbildningsgrupp, döper gruppen till vad du vill, t.ex. Lagerarbetare, och sen addera så många användare som du vill. Gruppen används sedan som mottagare för en Utbildning som du skapat utifrån ett Livscykel Set, innehållande X antal dokument/filer, gruppen bör ta del av. Mottagarna får då ett mail med en länk till denna Utbildning med tillhörande dokument som de måste läsa och sedan digitalt signera för innan de har “klarat“ utbildningen.

Varje Utbildning har en Utbildningsledare som kan se hur många deltagare som läst och signerat, samt lägg till/ta bort deltagare om nödvändigt. När tidsintervallet för Utbildningen närmare sig sitt slut, skickas påminnelser ut via email till deltagare som ännu inte har signerat.

Alla typer av användare i BIP365 kan delta i en Utbildningen men en Utbildningsledare kan bara väljas utifrån en specifik grupp av Utbildningsledare (detta konfigureras själv av företaget). BIP 365 ser också till att endast behöriga deltagare ser/kan ta del av dokumenten. Resterande dokument döljs från deras vy.

En plattform för alla på ditt företag

Samtidigt som en dokumenthanteringsplattform ska underlätta företagsinterna affärsprocesser, garantera säker hantering och delning av information samt kunna expandera och anpassas efter behov, så behöver det även vara användarvänligt. Ett genomtänkt system sparar företag både tid och pengar när det kommer till utbildningar och IT-support.

Därför innehåller BIP 365 funktioner så som:

  • Snabblänkar till virtuella bibliotek bestående av en samling dokument som användare behöver snabb åtkomst till. Du skapar dessa länkar snabbt och enkelt själv i BIP365!

  • Innehållssidor som kan anpassas beroende på behovet av extra information och kopplas till snabblänkarna t.ex. (se ovan).

  • En och samma upplevelse oberoende av enhet (desktop, tablet eller mobil) som användare nyttjar.

    … och mycket mer!