Värdefulla tips på hur företag kan spara pengar på mjukvara
Tuffa tider
Världen talar om en ny lågkonjunktur som är oförutsägbar i frågan om hur länge den kommer att pågå och hur hårt den kommer att slå. Det skapar också nya utmaningar för företag som vill upprätthålla en rimlig intäktsnivå, behålla personalstyrkan och samtidigt minskar kostnaderna.
Vissa kostnader kan komma naturligt att skära ner, till exempel företagsevenemang, icke-kritiska affärsresor, förmåner på kontoret till exempel, men på bekostnad av nya affärer och tillfredsställelsen av de anställda. Men det finns vissa kostnader som är mindre uppenbara men lika värdefulla för ditt företag, och det kommer inte att lämna de anställda med en negativ inställning till förändringen.
Optimering av programvara
Genom att titta på den dokumentrelaterade programvara som används av ditt företag (eftersom det är det affärsområde vi är experter på) kan du möjligtvis spara en betydande summa pengar i licensavgifter genom att kombinera och ersätta separata programvarusviter till en. Till exempel:
Istället för att använda en fristående produkt för elektroniska signaturer och en för affärsprocesser kan du leta efter en produkt som kombinerar dessa två funktioner.
Ett annat alternativ skulle vara att uppgradera eller fortsätta bygga på befintlig programvara och plattformar som Microsoft Office 365 för att kunna bli av med fristående programvara.
Implementering och realisering är också viktigt, att all ny programvara som du väljer kan implementeras inom en rimlig tidsram och tillföra värde omedelbart. Under pandemin letade företag efter produkter som kunde förbättra hemarbetet med en acceptabel implementeringstid på 7-14 dagar. (Detta kan enkelt uppnås med BIP365).
Andra potentiella besparingar
Efter att ha slagits samman, bytt eller uppgraderat din programvara för att sänka kostnaderna kan det också vara bra att titta på de faktiska affärsprocesserna på ditt företag. Genom att effektivisera och demokratisera dem är det möjligt att öka produktiviteten och göra verksamheten mindre personberoende och mer motståndskraftig mot förändringar. Så hur kan detta spara er pengar?
Genom att effektivisera/optimera affärsprocesser kan dina anställda arbeta mer effektivt. Dubbelt så mycket arbete jämfört med tidigare.
Automatisering av affärsprocesser minskar manuella fel och misstag som tar tid och resurser att lösa.
Visualisering av affärsprocesser kommer att demokratisera dokumenthanteringen på ditt företag och göra den mindre personberoende. Det innebär att även när en anställd är borta kan arbetet fortsätta som vanligt eftersom en annan anställd eller nyanställd kan kliva in och arbeta lika effektivt.
Var förberedd
Sammanfattningsvis, fokusera inte för hårt på de större beloppen när du vill minska kostnaderna. Mindre mängder kan vara lika dränerande och ackumuleras vanligtvis till större mängder i slutändan. Titta också på mindre uppenbara områden som rutiner, affärsprocesser och hur du framtidssäkrar din arbetsplats om du behöver minska antalet anställda trots att du skär ner på andra kostnader.