Välj rätt dokumenthanteringssystem för ditt företag
Var ska man börja?
Oavsett vilken programvarukategori du tittar på finns det alltid en djungel av alternativ att välja mellan. När det gäller dokumenthantering har djungeln dock börjat glesna och utbudet är inte vad det en gång var. Ett dokumenthanteringssystem (DMS) ska inte längre bara vara en säker samlingsplats av affärsdata, det ska också kunna smartskanna, hantera elektroniska signaturer, dokumentlivscykler, samarbeten och även fungera som ett CRM, intranät med mera. Medan vissa leverantörer försöker få plats med allt i sin lösning, är andra mer nischade och tillhandahåller branschspecifika lösningar inom de affärsområden de är bäst på.
Så var ska du börja när du letar efter ett lämpligt DMS? Tja, först måste du skapa en kravspecifikation. Skriv ner vad som är ett måste, vad som är "bra att ha" och vilka funktioner vi kan kompromissa med.
Om vi tittar på definitionen av ett DMS från Wikipedia; "Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är ett system som används för att ta emot, spåra, hantera och lagra dokument och minska papper.", då har vi också en bas.
Låt oss lista några av de vanligaste funktionerna som är önskvärda när du letar efter ett DMS som kan växa tillsammans med ditt företag:
Metadata - gör det enkelt att söka efter dokument/information baserat på metadata som lagrats med ditt dokument när det skapats/importerats.
Samarbete – hur dokument delas med interna och externa kollegor, partners eller konsumenter. Behöver externa parter bjudas in till din arbetsplats?
Integration - vilka andra programvaror/applikationer kan de samarbeta med? Vilka fördelar kan du dra av dessa samarbeten?
Dataverifiering – kontrollerar om det finns fel i skapade eller importerade dokument innan de lagras.
Indexering – spårar elektroniska dokument baserat på unika dokumentidentifierare som automatiskt kan läggas till i ett dokument av klassificeraren eller andra funktioner i systemet.
Lagring - dokument som skapas/importeras måste lagras någonstans. Är lagringen molnbaserad eller lokal? Finns det en gräns för lagringskapaciteten?
Distribution - hur dokument distribueras. Är det spårbart mellan system? Var/hur sparas granskningsloggar? Och hur detaljerade är granskningsloggarna?
Säkerhet - hur skyddade är dina uppgifter? Ett av de viktigaste kraven som bör undersökas i detalj. Vilka ISO-standarder följer systemet? Hur hanteras användarbegränsningar? Skyddas dokument både i vila och under överföring?
Arbetsflöden - hur ett dokument tas från punkt A till punkt B. Dessa kan antingen integreras i systemet eller så använder de ett tredjepartsverktyg. Arbetsflöden kan vara manuella, automatiserade eller både och.
Versionshantering - alla versioner av ett dokument ska sparas och du bör kunna återgå till äldre versioner om det behövs.
Publicering/godkännande - vilka steg behöver ett dokument gå igenom för att godkännas/gälla? Vad händer efter godkännandet? Hur flexibel och säker är händelsekedjan?
Se till dina affärsbehov
Det är lätt att avvika från dina egna krav när du tittar på de mest "hypade" alternativen, eller alternativ som erbjuder mycket mer än du behöver. Men när du jämför programvara, gå alltid tillbaka till vad ditt företag behöver, även om det innebär att du förlorar några av de listade funktionerna. (Det finns alltid en programvara från tredje part som kan hjälpa dig att tillhandahålla dessa funktioner istället/på ett bättre sätt.)
Det är viktigt att involvera företagets slutanvändare. Vilken programvara använder de idag för att redigera dokument? Vilka verktyg använder de för samarbete? Integreras ditt DMS bra med dessa verktyg?
(Till exempel Microsoft Office Word, Excel, Visio eller Microsoft 365 och Teams)Använd jämförelsetjänster som kan hjälpa dig med det första urvalet, till exempel G2, Capterra eller Source Forge. De har alla fantastiska kategoribaserade översikter med användarrecensioner, funktioner och priser. De kan också hjälpa dig att hitta lämplig programvara genom att kontakta dem personligen.
Begär live-demos av dina 1-5 bästa DMS:er och förbered frågor i förväg, helst samma till alla.
Lägg lite extra tid på att testa systemen själv innan du bestämmer dig för något och testa det i din egen miljö. Om det inte är tillgängligt för utvärdering kan du be dem om ett konceptbevis baserat på dina krav.
Alternativ som inte är dokumentcentrerade
Det kanske låter konstigt att ett dokumenthanteringssystem inte skulle vara dokumentcentrerat, men det är ett modernt tillvägagångssätt som anpassas av fler och fler leverantörer. Istället för att bara fokusera på dokumenten är det viktigare att fokusera på affärsprocesserna och flödena, de är viktiga för användarna att se och följa för att demokratisera dokumenthanteringen. Detta kommer att resultera i förbättringar av användarledningen, samt göra uppgifter och processer mindre personberoende, vilket i sin tur gör hela företaget och enskilda team mer motståndskraftiga mot förändringar.
Uppgradera befintligt DMS
Vissa programvaruleverantörer stöder även program från tredje part för att tillgodose vissa av de funktioner som saknas i ditt befintliga DMS. Det här alternativet skulle göra det möjligt för dig att välja och vraka bland funktioner en efter en eller välja en applikation som samlar alla funktioner du letar efter. Detta kan vara ett bra alternativ för dem som är för investerade i sin nuvarande arbetsplats och inte har pengar, tid eller lust att byta DMS helt och hållet.
För dem som redan använder Microsoft Office 365 är till exempel Azure Marketplace ett bra ställe att börja. Där tusentals företag erbjuder skräddarsydda lösningar som kan förbättra din nuvarande upplevelse och ge en bättre struktur för dina affärsbehov.
Sammanfattningsvis
Det finns många saker att ta hänsyn till när du ska välja ett nytt, eller uppgradera ditt befintliga dokumenthanteringssystem, men genom att använda några av tipsen ovan hoppas vi att ditt beslut blir lite enklare.
Beyond Information Protection 365 är ett modernt dokumenthanteringssystem med ett icke-dokumentcentrerat tillvägagångssätt som automatiserar dokument- och affärsprocesshantering. Det fungerar sömlöst med dina befintliga Microsoft Office365-applikationer och användarkonton och kan använda både molnlagring och/eller lokal lagring.