Hur man stärker slutanvändaren i ett dokumenthanteringssystem

Dagens utmaningar med ett DMS

De flesta dokumenthanteringssystem (DMS) fokuserar idag på själva dokumenten och hur man håller dem säkra. Vilket ofta resulterar i komplicerade delningsmöjligheter och dokument som är så djupt dolda att de går förlorade. Utan tvekan spenderar användare mycket tid på att söka efter sina dokument i olika bibliotek, kämpar med livscykler och statiska arbetsflöden för enskilda dokument.

Detta leder oss till huvudproblemet, det finns lite eller ingen tanke på slutanvändarupplevelsen i dokumenthanteringssystem. Vilket resulterar i en låg innovationsnivå med en begränsad funktionalitet.

Det är viktigt att dokument kan sparas och skickas säkert, men det är också viktigt att användarna förstår varför och hur detta sker. D.v.s. man behöver ge dem insyn i hela arbetsprocessen för att öka förståelsen och toleransen.

Att arbeta med ett DMS som har en låg innovationsnivå och användbarhet kommer att påverka ditt företag på ett flertal sätt:

1. Användare lagrar dokument lokalt.

2. Användare skickar dokument via e-post.

3. Användare som inte vet vilken som var den senaste versionen.

4. Dataförlust på grund av flera versioner av samma dokument.

5. Användarna följer inte eller känner till den formella affärsprocessen.

6. Bristande efterlevnad av regler och lagar, det formella antalet och typerna av dokument som krävs uppfylls inte för verksamheten.

7. Dyra underhålls- och utbildningskostnader.

8. GDPR, du vet inte var din känsliga information finns när dokument lagras på flera platser.

Hur ändrar vi denna standard?

Genom att demokratisera dokumenthanteringen och stärka alla användare i deras arbete!

Låt oss förklara, genom att demokratisera dokumenthanteringen ger du användarna en chans att förstå hur ett dokument färdas från det att det skapas till det slutliga godkännandet. Svara på frågor som, genom vilka stadier måste den passera? Hur långt har den kommit? Kan jag stoppa händelsekedjan för att redigera mitt dokument och sedan skicka det för granskning igen?

Dessa frågor uppkommer ofta när man arbetar i ett dokumenthanteringssystem, och då är transparensen kring en godkännandekedja eller livscykel mycket viktig. Speciellt om du kan gruppera dokument i samma gransknings- eller godkännandeprocess.

Om användarna får denna flexibilitet kan de hantera sin tid och sina uppgifter mer effektivt. Det kan också hindra användare från att göra vanliga misstag eftersom de kan följa effekterna av sina handlingar och stoppa utförandet själva. Detta kommer att göra det möjligt för alla användare av ett DMS, på olika nivåer, att slutföra sina uppgifter med större noggrannhet.

Användare måste kunna ändra livscykler, godkännandekedjor, dokumentrelationer och associationer utan att vara låsta av dokumenten. Vilket de flesta dokumenthanteringssystem inte tillåter idag.

Kommer detta att äventyra säkerheten?

Nej. En av de viktigaste utmaningarna med ett DMS är att upprätthålla säkerheten utan att påverka användbarheten. Säkerheten ska finnas där, men användarna ska inte märka det. De ska kunna fortsätta med sin dagliga rutin och veta att deras dokument är säkra både vid lagring och delning. Faktiskt så minskar behovet av att dela dokument via osäkra kanaler genom att använda ett robust DMS.

Dessutom kommer en väldokumenterad affärsprocessmodell att hjälpa användare att förstå hur dokument automatiskt skyddas i alla lägen.

Den moderna arbetsplatsen

I takt med att fler och fler företag moderniserar sina arbetsplatser och förväntar sig att användarna ska arbeta var som helst, måste programvaran de använder också hänga med och förändras för att möta de förändrade affärskraven. Det är därför vi tror på att demokratisera dokumenthantering för att göra det till en hållbar lösning för både företaget och dess användare och partners.