Vanliga utmaningar alla dokumenthanteringssystem står inför
Ett dokumenthanteringssystem (DMS) är en mjukvarulösning som hjälper företag att lagra, hantera, spåra och säkra digitala dokument och filer. Det primära syftet med ett DMS är att effektivisera dokumenttunga processer, förbättra effektiviteten och säkerställa enkel tillgång till information i hela organisationen.
Ett stort problem med ett typiskt DMS är dock att de är utvecklade för dokument och inte för användare.
Ett låst arkiv
Ursprungligen skapades dokumenthanteringssystem för att digitalisera manuella pappersbaserade processer, vilket skulle underlätta hur användare skapad/laddade upp, indexerade, bearbetade, sökte och lagrade dokument. Men vad systemen gjorde var att skapa digitala arkiv, låsta för alla utom kunnig IT-personal eller personer i ledningen med full åtkomst. Vanlig personal behövde omfattande utbildningar, och återkommande utbildningar, för att hantera DMS: et på samma nivå som någon på IT-avdelningen. Vilket resulterade i misstag och fel dagligen på grund av icke-användarvänliga system.
Det som skulle spara tid och pengar för organisationen tack vare digitaliseringen av pappersprocesser kostade dem mer i tid för att hjälpa personalen med IT problem. När dokument försvann i en struktur, namngavs felaktigt, delades offentligt av misstag etc. var IT-avdelningen tvungen att gå in och åtgärda dessa problem.
Så, vad trodde DMS-leverantörerna skulle lösa dessa problem?
Ökad komplexitet
DMS-leverantörer började lägga till funktioner som gjorde det möjligt för organisationen att kontrollera strukturering och bearbetning av dokument, användaråtkomst och notifikationer på egen hand. Vilket verkade fungera, men som också kom med sina egna utmaningar.
Dokumentstrukturer behövde godkännas i förväg av ledningen och kunde inte ändras utan att flytta/migrera dokument.
Vilket resulterade i stora projekt.
Det var svårt att konfigurera DMS: et efter varje företags unika krav. I stället för att uppfylla verksamhetens krav behövde företaget anpassa sig till kraven satta i DMS: et.
Arbetsflödena var komplexa att sätta upp och krävde kunnig IT-personal.
Notifikationer skickades ut per arbetsflöde/process och inte per specifik användare/grupp av användare. Vilket överbelastade de användare som är involverade i dokumentet/processerna på något sätt med aviseringar till deras e-post.
DMS: et fokuserade fortfarande på själva dokumenten och inte på användarna av systemet, vilket gav en dålig användarupplevelse.
Till exempel: arbetsflöden körs "i mörker". Utan någon annan information om framsteg än genom e-post aviseringar.
När DMS-utvecklarna gick tillbaka till ritbordet fortsatte företagen att förlita sig på det system de nu började använda eftersom det skulle kosta dem mer att byta eller flytta från dem. Men hur är det med dagens moderna DMS?
Tvärfunktionella/integrerade system
De flesta dokumenthanteringssystem idag är tvärfunktionella/integrerade, vilket innebär att de innehåller funktioner från fristående lösningar och/eller kan integreras med lösningar som redan finns på plats för att minimera mängden programvara som krävs av en verksamhet. De tillhandahåller ofta ytterligare funktioner (förutom standardfunktionerna för dokumenthantering), som till exempel:
Inbyggd säkerhet för delning/samarbeten
Elektroniska signaturer
Skapa, redigera, producera och organisera digitalt innehåll
Ett intranät
Sömlös programvaruintegration
Rapportering
Om dessa tillägg löser de problem som beskrivits tidigare är inte uppenbart, men företag tenderar att välja system som erbjuder mer än de ursprungliga funktionerna tack vare besparingarna, om de byter programvara alls.
Så, vad skulle vara en acceptabel lösning för både IT, ledningen och företagsanvändare?
Den perfekta kombinationen
Alla funktioner som beskrivits tidigare måste vara en del av ett dokumenthanteringssystem för att det ska fungera som förväntat, men fokus måste flyttas från dokument till användare.
Eftersom det är användarna som arbetar med dokumenten behöver de se var dokumenten arkiveras, vad som händer med dem och kunna samarbeta/dela dokument med personer för att utföra deras arbete. Det är därför den perfekta kombinationen för ett modernt DMS ett med:
DMS-funktioner och funktionalitet.
DMS gör det möjligt att lagra, dela och skydda dokumenten.
Content Management System (CMS) funktioner och funktionalitet för information/vägledning.
CMS kommer att tillhandahålla viktig information för arbetsuppgifter, till avdelningar eller grupper av användare för att skapa en tillfredsställande användarupplevelse och förståelse för verksamheten.
Funktioner och funktioner för hantering av affärsprocesser (BPM) för processinsikt och inkludering.
BPM tillhandahåller funktioner för att enkelt hantera processer (skapa/uppdatera/ändra) i DMS: et för att få det att följa verksamhetens krav, och inte tvärtom.
Denna kombination gör det möjligt för alla avdelningar inom en organisation att samarbeta utan hinder, ersätta flera fristående programvarulösningar och ge en mer inkluderande användarupplevelse.
Ett exempel på detta är BIP 365, ett modernt DMS med sömlös Microsoft 365-integration. För att lära dig mer om BIP 365 och hur Borgent stöttar ditt företag till framgång, kontakta oss idag.