5 sätt att förenkla kvalitetshantering
Kvalitetsledning är ett heltäckande tillvägagångssätt för att säkerställa att produkter eller tjänster uppfyller eller överträffar kundernas förväntningar. För läkemedelsindustrin kan det innebära att säkerställa patientsäkerhet, uppfylla regulatoriska krav, upprätthålla rykte och pålitlighet, minimera produktåterkallelser samt affärsfördelar som global konkurrenskraft.
Men vad menar vi när vi säger kvalitetsledning?
Kvalitetsledning på detaljnivå
Kvalitetsledning är ett holistiskt tillvägagångssätt som omfattar alla aspekter av en organisations verksamhet, från inledande planering till leverans och därefter. Det kräver ett engagemang för excellens, ständiga förbättringar och ett slutanvändartänkesätt för att säkerställa att en organisation, produkt eller tjänst konsekvent fungerar bra.
En kvalitetsledningsprocess består av fyra huvuddelar Låt oss gå igenom varje del och vad som behöver göras:
Kvalitetsplanering:
Identifiera dina mål och baslinjer.
Samla interna resurser.
Fastställ kvalitetsstandarder och kraven för att uppfylla dessa standarder.
Bestäm vilka procedurer som ska användas för att säkerställa att kriterierna uppfylls.
Kvalitetssäkring:
Organisera stöddokumentation, som till exempel:
ISO-dokumentation
Policyer
Rutiner
Utbildningsmaterial
Arbetsinstruktioner
Etc.
Utbilda anställda i nya processer
Valfritt: Distribuera QMS:et.
Kvalitetskontroll:
Kontrollera, mät och övervaka dina resultat för att säkerställa att de uppfyller förväntade kriterier.
Identifiera områden där det finns möjlighet till förbättringar.
Kvalitetsförbättring:
Granska resultaten i ditt QMS.
Omvärdera både processen och produkten. Börja om QM-processen igen.
Dessa steg kan innehålla mer detaljerade steg beroende på om du strävar efter en viss certifiering, men bör aldrig innehålla mindre. Målet med kvalitetsledning är kundnöjdhet. Att uppfylla eller överträffa kundernas förväntningar definierar kvalitet.
Dagens QMS
Kvalitetsledningssystem (QMS) definieras som ett strukturerat system som ger ett systematiskt tillvägagångssätt för att förbättra kvalitetskontrollerna, eliminera avvikelseproblem, minska revisionsriskerna och effektivisera nya produktutvecklingsprocesser.
Målet med att införa ett kvalitetsledningssystem är att upprätta ett strukturerat ramverk som förbättrar kommunikationen, främjar samarbete och säkerställer konsekvens i hela organisationen. Dessutom syftar det till att minimera slöseri och uppmuntra till ständiga förbättringar genom kontinuerliga förbättringsinitiativ.
När man tittar på de viktigaste komponenterna i kvalitetshantering kan det verka som mycket arbete, särskilt om du har ett mindre företag i början av din resa. Ett standard QMS kanske kan säga sig erbjuda ett enkelt sätt att uppnå en hög kvalitetsnivå, men låt oss bryta ner det till vad som faktiskt krävs av ett QMS:
Elektronisk dokumentation
Visualisering av processkartor
Delningsfunktioner
Flexibla arbetsflöden och strukturer
Utbildningshantering
Säkerhet som standard
Fördjupad rapportering
Frågan vi ställer oss, varför måste det vara ett separat system när så många andra system kan erbjuda samma funktioner?
Hur förenklar man kvalitetshanteringen?
I och med att företag expanderar kommer inte bara kommer kostnaderna för att ha separata system att öka eftersom mer funktionalitet behövs för ett större antal personer, utan användarnas acceptans för att arbeta mellan flera lösningar kommer att minska, liksom möjligheten att integrera separata system med varandra. Intressant nog kan det även vara fallet om du väljer flera lösningar från samma leverantör!
Så på dessa premisser har vi samlat några tips om hur just din kvalitetshantering kan förenklas:
Effektivisera dokumentationsprocesserna: Börja med att implementera ett dokumenthanteringssystem (DMS). Tidigare manuella, pappersbaserade processer effektiviseras och möjliggör centraliserad lagring, enkel hantering av dokument/innehåll och förenklad versionskontroll av dokument som SOP:er, batchregister och kvalitetsmanualer.
Centralisera datahantering: Centralisera datahanteringen genom att integrera ditt DMS med andra affärssystem som kvalitetsledningssystem (QMS), Enterprise Resource Planning (ERP) och laboratorieinformationshanteringssystem (LIMS) i en gemensam lösning. Detta möjliggör sömlöst datautbyte, realtidsrapportering och förbättrad insyn i kvalitetsmått och resultatindikatorer.
Standardisera utbildningsprogram: Standardisera utbildningsprogram för att säkerställa konsekvent förståelse och implementering av kvalitetskrav i hela organisationen. Välj en lösning med inbyggda utbildningsmöjligheter för att kunna bygga kurser med material som redan finns inom samma plattform, enkelt följa upp framsteg och såklart minska kostnaderna för programvara.
Automatisera spårning av efterlevnad: Välj en robust lösning för att automatisera spårning och rapportering av efterlevnad. Detta inkluderar spårning av regulatoriska krav, revisionsresultat, korrigerande och förebyggande åtgärder (CAPA) och utbildningsregister. Automatiska påminnelser och meddelanden kan hjälpa till att säkerställa att uppgifter slutförs i tid och att lagstadgade tidsfrister följs.
Använd dataanalys: Utnyttja dataanalysverktyg (helst genom en lösning med inbyggd rapportering) för att få insikter om kvalitetstrender, prestandamått och processavvikelser. Analysera data från tillverkningsverksamhet, kvalitetskontrolltestning och rapportering av biverkningar för att identifiera mönster och grundorsaker till kvalitetsproblem. Använd prediktiv analys för att förutse och förhindra kvalitetsproblem innan de uppstår.
Många av dessa tips kan användas av alla företag, oavsett bransch eller storlek, som vill öka sin kvalitet.
Slutsats
Den gemensamma nämnaren för alla våra tips är att leta efter ett integrerat system som kan hantera alla delar av kvalitetsledning för att förenkla och effektivisera processer och öka användaracceptansen.
BIP 365 är en modern lösning med ett inbyggt intranät som kan hantera allt ditt innehåll och alla processer kopplat till kvalitet, struktur, säkerhet och samarbete. Sammanför ditt QMS, ERP, LIMS eller övrigt affärssystem till en GxP-kompatibel plattform samtidigt som det integrerar direkt med dina befintliga verktyg som Microsoft 365.
Kontakta oss idag om du har några frågor om BIP 365 eller hur man kan förenkla kvalitetsarbetet i allmänhet.