Så efterlever du GDPR i digitala samarbeten

I digitala samarbeten där information flödar sömlöst över virtuella utrymmen har det blivit avgörande att säkerställa GDPR-efterlevnad. Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) sätter standarden för att skydda individers integritetsrättigheter och kräver att organisationer fastställer robusta åtgärder för datasäkerhet.

En utmaning som många företag står inför idag är att de förlitar sig på traditionella samarbetsverktyg som e-post eller onlinelösningar för lagring av delning av dokument och information, inom och utanför organisationen, med liten eller ingen kontroll över vad som delas på lång sikt.

I det här blogginlägget tittar vi på vad som krävs för att säkerställa GDPR-efterlevnad i digitala samarbeten och hur vi både kan lösa det och få användaracceptans, samtidigt som din verksamhet upprätthåller efterlevnad.

Vad är GDPR?

GDPR är ett omfattande ramverk som är utformat för att ge individer kontroll över sina personuppgifter samtidigt som det fastställer tydliga riktlinjer för organisationer som hanterar dessa uppgifter. I samband med digitala samarbeten är efterlevnad av GDPR-principerna avgörande för att upprätthålla förtroende, regelefterlevnad och datasäkerhet.

Viktiga strategier för GDPR-efterlevnad i digitala samarbeten

1. Välj säkra samarbetsplattformar

Att välja en samarbetsplattform som prioriterar datasäkerhet är det första steget mot GDPR-efterlevnad. Leta efter plattformar som erbjuder end-to-end-kryptering, robusta åtkomstkontroller och omfattande dataskyddsfunktioner.

2. Genomför konsekvensbedömningar av data

Utvärdera regelbundet effekten av dina databehandlingsaktiviteter för att identifiera och minska potentiella risker. Detta inkluderar att förstå vilka typer av uppgifter som behandlas, utvärdera nödvändigheten av dess behandling och genomföra åtgärder för att skydda känslig information.

3. Implementera strikta åtkomstkontroller

Detaljerade åtkomstkontroller säkerställer att endast behöriga personer har tillgång till specifik information. Genom att begränsa åtkomsten baserat på roller och ansvarsområden minimerar organisationer risken för obehörig databehandling.

4. Kryptera data under överföring och i vila

Se till att alla data, oavsett om de överförs eller vilar, är krypterat. Detta lägger till ett extra lager av skydd, vilket gör det betydligt svårare för obehöriga att komma åt eller tolka känslig information.

5. Upprätthåll transparent databehandling

GDPR lägger stor vikt vid transparens. Kommunicera tydligt till medarbetare och intressenter hur data kommer att behandlas, lagras och för vilka ändamål. Denna transparens skapar förtroende och säkerställer efterlevnad av GDPR:s ansvarsprincip.

6. Utbilda medarbetare om GDPR-principerna

Utbilda alla individer som är involverade i digitala samarbeten. Det är viktigt att se till att ditt team förstår konsekvenserna av GDPR, såväl som de specifika funktionerna i samarbetsplattformen som stöder efterlevnad.

7. Granska och uppdatera säkerhetsåtgärder regelbundet

Cyberhot utvecklas ständigt, och det bör även dina säkerhetsåtgärder göra. Granska regelbundet din samarbetsplattforms säkerhetsfunktioner, uppdatera programvara och anpassa dina strategier för att ligga steget före potentiella sårbarheter.

8. Upprätta policyer för dataminimering och lagring

Anta principer för uppgiftsminimering genom att endast samla in och behandla information som är absolut nödvändig för det avsedda ändamålet. Implementera tydliga lagringspolicyer för att säkerställa att personuppgifter inte lagras längre än vad som krävs.

Moderna dokumenthanteringsplattformar erbjuder en heltäckande lösning för att uppfylla dessa regelkrav och gå utöver de begränsade funktionerna i traditionella verktyg som e-post och Microsoft Teams.

Begränsningarna med nuvarande samarbetsalternativ

1. Begränsade åtkomstkontroller: E-post och Microsoft Teams saknar ofta detaljerade åtkomstkontroller, vilket gör det svårt att hantera vem som kan komma åt känsliga dokument. Moderna dokumenthanteringsplattformar, å andra sidan, gör det möjligt för organisationer att definiera exakta behörigheter, vilket minskar risken för obehörig databehandling.

2. Otillräckliga krypteringsåtgärder: Även om e-post och Teams erbjuder viss kryptering kan de inte uppfylla de robusta säkerhetsåtgärder som krävs för GDPR-efterlevnad. Moderna dokumenthanteringsplattformar prioriterar end-to-end-kryptering och skyddar data både under överföring och i vila för att minska risken för dataintrång.

3. Utmaningar med verifieringsspår: Att spåra dokumentaktiviteter och upprätthålla en verifieringskedja är avgörande för GDPR-ansvarsskyldighet. Moderna dokumenthanteringsplattformar tillhandahåller detaljerade loggar över användaraktiviteter, vilket säkerställer transparens och efterlevnad, medan sådana funktioner kan vara begränsade eller saknas i e-post och Teams.

Dokumenthanteringsplattformar: Ett säkert alternativ

1. Förbättrade säkerhetsfunktioner: Moderna dokumenthanteringsplattformar, som BIP365, erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som kryptering, åtkomstkontroller och säker användarautentisering, vilket ger en säker miljö för samarbete.

2. Detaljerade användarbehörigheter: Behåll kontrollen över dokumentåtkomst genom att implementera detaljerade användarbehörigheter. Med moderna dokumenthanteringsplattformar kan du definiera vem som kan visa, redigera eller dela specifika dokument, vilket minskar risken för obehörig åtkomst.

3. Strömlinjeformat samarbete: Moderna dokumenthanteringsplattformar är utformade för samarbetsarbetsflöden och tillhandahåller realtidsredigering, versionskontroll och säkra delningsfunktioner. Genom att centralisera samarbetet inom en GDPR-kompatibel plattform minimeras behovet av externa, mindre säkra verktyg.

Slutsats: Prioritera säkerhet i digitala samarbeten

E-post och Microsoft Teams har varit värdefulla verktyg för kommunikation och dokumentdelning, men det föränderliga landskapet för dataskydd kräver en övergång till säkrare alternativ. Moderna dokumenthanteringsplattformar erbjuder en heltäckande lösning som tillhandahåller de nödvändiga funktionerna för att säkerställa GDPR-efterlevnad och skydda känslig information.

Genom att göra övergången till en GDPR-kompatibel dokumenthanteringsplattform uppfyller företag inte bara lagstadgade krav utan stärker också sin datasäkerhetsställning. Det är dags att prioritera integriteten och integriteten för personuppgifter i digitala samarbeten och anamma plattformar som är i linje med principerna i GDPR.