Automatisera affärsprocesser för att öka produktiviteten
Vad är en affärsprocess?
En affärsprocess är en uppsättning aktiviteter eller uppgifter som beskrivs för att nå ett specifikt affärsmål som fastställts av organisationen. Målet behöver ett meningsfullt syfte och det måste ge ett konsekvent resultat.
Affärsprocesser visualiseras ofta som ett flödesschema som beskriver alternativa vägar, möjliga utfall och dess avsikt. Fördelarna med att använda affärsprocesser är bland annat förbättrad kundnöjdhet och möjligheten att snabbare anpassa sig till marknadsförändringar. Vi vill också se dem som ett sätt att dela och demokratisera hur verksamheten fungerar i hela organisationen.
Exempel på affärsprocesser
En övergripande affärsprocess kan förklara hur dina varor eller tjänster flödar i din organisation och hur den stöds så här, till exempel:
Detta kan vara utgångspunkten och sedan kan du navigera ner till varje område för att se vilka delprocesser huvudprocessen består av. Detta är vanligtvis en del av ditt kvalitetsledningsarbete.
En delprocess kan vara att introducera en ny medarbetare i dokumenthanteringssystemet. Rutinen kan variera från företag till företag, men detta är bara ett exempel.
· Skapa ett nytt konto i det aktuella DMS-systemet.
· Skicka alla relevanta dokument till den nyanställde.
· Se till att de är lästa/förstådda.
· Ge användare åtkomst till avdelningsspecifika dokument och filer.
Varje steg kan innehålla flera mindre aktiviteter/uppgifter som var och en kan ha sin egen affärsprocess på plats. I de flesta fall är dessa steg manuella, vilket kan leda till att information går förlorad eller distribueras felaktigt. Och det är där automatiseringen kommer in.
Automatisering av affärsprocesser
BPA- eller Business Process Automation-lösningar är utformade för att öka effektiviteten i processerna i hela organisationen. BPA kan vara fristående programvara eller ingå som en funktion i befintlig programvara. Oavsett fall ger de många fördelar, till exempel:
Minskad risk
Processer kommer att åtgärdas enligt organisatoriska regler, vilket minskar risken för mänskliga fel och flaskhalsar. Det gör det också möjligt att identifiera och eliminera dubbla uppgifter.
Minimerade kostnader
Genom att förbättra insynen i processer kan resurser placeras mer exakt. Som att minska mänsklig ansträngning på tidigare tidskrävande uppgifter.
Förbättrad produktivitet
Optimerade processer, utan mänsklig inblandning, kommer att öka hastigheten på vilken de utförs. Alla steg från start till godkännande kommer att ta kortare tid och utföras mer exakt.
Ökad efterlevnad
Med en BPM-lösning är det enkelt att följa organisationens regler och standarder och att skapa verifieringskedjor, både inom och utanför organisationen.
Automatisera dina egna affärsprocesser
Att ha affärsprocesser på plats är avgörande för alla företag. Den definierar ett gemensamt mål för team/avdelningar som också lugnar de anställda i deras roller. Och genom att automatisera dessa processer blir fördelarna ännu större, som beskrivits ovan.
I takt med att BPA-programvaran tar över är den dyra konsulteran på väg att ta slut. BPA-lösningar ger företag möjlighet att stärka sig själva och behålla värdefull information inom organisationen.
Visste du att du i BIP365 kan automatisera dina affärsprocesser vilket ökar produktiviteten, stärker dina företagsanvändare och minskar kostnaderna. Med lite eller ingen utbildning kan du använda Power Point och Visio för att skapa och navigera i affärsprocessen och tillhörande dokument.
BIP365 är ett integrerat system som innehåller alla nuvarande och framtida funktioner till samma låga pris.